La nota de prensa como herramienta de Comunicación

Una nota de prensa es una de las herramientas tradicionales de la Comunicación y las Relaciones Públicas que utilizamos para divulgar las acciones de una empresa: información, noticias, novedades de la marca, producto o servicio. Con esta herramienta el objetivo que se persigue es dar cobertura a ese tipo de acciones de la empresa que tienen interés periodístico para enviarla a los medios de comunicación con la finalidad de que éstos la publiquen y así obtener reconocimiento de marca y aumentar nuestra reputación.

Y su utilidad va más allá: las notas de prensa son también una excelente técnica para potenciar las estrategias de Comunicación y Marketing digital de la empresa para viralizar los contenidos e incrementar la visibilidad, aumentando nuestra relevancia en Internet.

Pero conseguir estos objetivos no es fácil. Hay que ser constantes e incluir las notas de prensa como una acción más dentro de nuestra estrategia global de comunicación, además de mantener una relación fluida con los diferentes contactos en los medios de comunicación (tanto offline como online) para que nuestra empresa, producto, servicio… llegue a convertirse en una fuente fiable para los periodistas y cuenten con nosotros a la hora de desarrollar otros temas relacionados con el sector en el que trabajamos. ¿Te imaginas lo que esto puede suponer cuando lo vean tus clientes? Exactamente: Consideración, Autoridad y Reputación.

Características de una nota de prensa

En primer lugar, tienes hay que tener una cosa clara: no debes confundir una nota de prensa con un comunicado de prensa. Sobre todo, desde el punto de vista de la terminología. Mientras una nota de prensa recoge acontecimientos actuales e informativos sobre la empresa, servicio o producto, un comunicado de prensa hace referencia a un documento oficial que emitimos sobre un tema concreto, en el que mostramos de manera pública nuestra postura u opinión ante una situación o un hecho específico. Ejemplos de los contenidos de un comunicado de prensa son los nuevos nombramientos en la empresa, reacciones y posturas ante momentos de crisis, etc. Lo relacionado con los valores y filosofía de la empresa.

Una vez aclarado este punto, vamos a ver las características de una nota de prensa para después ver los tipos de notas de prensa que se pueden elaborar y pasar a hacer un breve desarrollo de cuál debe ser la estructura de una nota de prensa.

Entre las características de una nota de prensa se pueden señalar aspectos como que responde a un acontecimiento actual (con un recorrido corto), debe perseguir un carácter informativo (olvídate de utilizar un lenguaje comercial porque eso “retratará” tus intenciones) y la información que contenga debe ser concisa y clara, el contenido debe tener interés periodístico y aportar valor al lector facilitándole datos, referencias, etc.

Como puedes comprobar la importancia de incluir las notas de prensa en la estrategia de Comunicación y Marketing de tu empresa cobra especial relevancia como herramienta para comunicar o transmitir información.

Algunos tipos de notas de prensa

Antes de ponernos a escribir una nota de prensa, tendríamos que plantearnos sobre qué tema vamos a tratar. Asegurándonos que ese tema, como apuntábamos antes, va a tener un interés periodístico (siéntate a pensar qué buscan los medios y sus lectores y por qué el contenido de nuestra nota de prensa puede captar su interés).

En el caso de una nota de prensa para empresas o proyectos, pueden tratar sobre diferentes temas, como, por ejemplo:

- Novedades de nuestro negocio.

- Nuestra actividad como interés social. Iniciativas sociales.

- Datos e información sobre nuestro sector de actividad.

- Resultados anuales: facturación, ventas, inversiones, etc.

- Expansión de la empresa: alianzas con otras compañías, apertura de nuevos centros…

- Lanzamientos de nuevos productos o servicios que vienen a cubrir determinadas necesidades.

- Un cambio de marca o rebranding.

- Premios y reconocimientos. Eventos, celebraciones, conmemoraciones (aniversarios).

Cada tipo de nota de prensa tiene sus características particulares dependiendo del tema que vayamos a tratar. Así, mientras en una nota de prensa cuyo contenido sea la expansión de la empresa deberemos pensar en que su objetivo es comunicar a los stakeholders o partes interesadas sobre la trayectoria y crecimiento de la empresa (e incluir datos del nuevo posicionamiento, ampliación de las zonas geográficas de actividad...)

Por el contrario, una nota de prensa sobre la renovación o el lanzamiento de un producto o servicio deberá centrarse en los detalles, novedades, precios, hueco que viene a cubrir… y utilizar un tono diferente. Al igual que en el caso de las notas de prensa referidas a eventos, inauguraciones, premios y reconocimientos o celebraciones.

Cómo redactar una nota de prensa

¡Ya hemos llegado! Una vez hecho un repaso sobre qué es, el por qué y las temáticas, vamos a dar unas breves pinceladas sobre cómo redactar una nota de prensa. ¿Te atreves? Recuerda que debes redactarla en tercera persona, con objetividad, teniendo en cuenta al público al que te diriges y aportando datos clave. ¡Y no te extiendas más de dos páginas!

Básicamente, las notas de prensa están estructuradas en tres partes: titular, entradilla y cuerpo:

- Titular

Como te imaginarás, elegir un buen titular es clave. Un buen titular potenciará el interés del receptor de nuestra nota de prensa. Y un mal titular… llevará tu nota de prensa a la papelera de reciclaje. Ponte en el lugar de quien vaya a recibir la nota de prensa y piensa por qué tiene que seleccionarla de entre todas las que recibirá ese mismo día. ¿Por qué les puede interesar a sus lectores? ¿Cuál es el gancho informativo? A partir de ahí, debes elaborar un titular corto, conciso y directo.

- Entradilla

No te andes por las ramas. La entradilla es el lugar en el que se explique y entienda de un vistazo de qué trata nuestra nota de prensa. Por tanto, es el lugar en el que se debe concentrar la información más importante. Para ello, sigue la regla de las 5 Ws del Periodismo (¿recuerdas que también utilizamos esta técnica para definir el Plan de Social Media?) respondiendo a estas cinco (podemos añadir una sexta) preguntas clave: ¿Qué? ¿Quién ¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿Por qué? (la sexta sería ¿Cómo?).

- Cuerpo

Para desarrollar el cuerpo de la nota de prensa (la parte central) podemos seguir la estructura que en el Periodismo llamamos pirámide de la V invertida: comienza por lo más importante y deja lo aspectos menos relevantes para el final. Esta técnica, además de aportar un orden lógico a nuestra nota de prensa, facilita la lectura al receptor aportándole la información principal en las primeras líneas. Este es el lugar en el que puedes incluir testimonios, citas, datos que soporten y pongan en valor la información. Un consejo: no seas reiterativo. No repitas lo que ya has dicho anteriormente.

- Cierre

Esta última parte de la nota de prensa se dedica a aportar información básica sobre la empresa. Debe ser breve y claro, con datos fundamentales que nos posicionan dentro de nuestro sector y ponen en contexto al recepto de la nota.

Y, por supuesto, no olvides añadir a tu nota de prensa la fecha y el lugar, así como los datos de contacto para que el periodista contacte contigo si necesita ampliar la información.

Aún hay más…

Antes de enviar la nota de prensa, tienes también que pensar en qué imágenes puedes adjuntar en el envío. Los medios te agradecerán que les aportes recursos como: fotografías de las instalaciones de la empresa, tu logotipo, otras imágenes de recurso, vídeos… Fundamental que tengan buena calidad.

Cuida el formato de presentación de la nota de prensa añadiendo un encabezado, destacando los aspectos más relevantes… También ayudaremos al periodista si le adjuntamos la nota de prensa en formato word (y si queremos pdf) para que se lo pueda descargar y trabajar sobre el documento.

Y ahora toca enviarla, ¿no? En este punto nos podríamos explayar, pero te dejaremos unas breves pinceladas:

- Segmenta tu público objetivo.

- Averigua, recopila y elabora una lista con los contactos de medios de comunicación más interesantes para tu empresa, servicio o producto (tendrás que llamar para preguntar quién es la persona que lleva esos temas).

- Preocúpate por saber cuál es el mejor horario y día de la semana para enviar tu nota de prensa. Elige el momento adecuado.

- Llama al periodista para saber si ha recibido la nota de prensa, si necesita más información, etc.

- Haz un seguimiento de los medios a los que has enviado la nota de prensa para comprobar en cuál se ha publicado.

- Planifica una estrategia posterior con las publicaciones que hayas obtenido.

- Pon al día tu página web, tus redes sociales…

La elaboración y envío de notas de prensa no es algo sencillo. Y menos el que nos las publiquen y saber aprovecharlo… En With Marketing incluimos las notas de prensa dentro de una estrategia global de Comunicación y Marketing, incorporándolas como una herramienta más a los Planes de Comunicación.

Quizás ahora te plantees por qué tienes que contratar los servicios de una agencia de comunicación y saber si es caro contar con tu propio departamento de Comunicación y Marketing. Estamos para ayudarte y para que nunca te llegues a hacerte esta pregunta:¿Por qué no habría contratado a un profesional?

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