5 etapas para establecer un Plan de Comunicación

5 etapas para establecer un Plan de Comunicación

Acaba el verano y ya estamos a punto de volver al “lío”. ¿Has tenido tiempo para reflexionar sobre la importancia que tiene para tu empresa la Comunicación y el Marketing? Si todavía no lo has hecho, o si has reflexionado y no tienes claro por dónde empezar lo que sería el planteamiento base para diseñar el futuro Plan de Comunicación de tu empresa, te proponemos recorrer este camino en 5 etapas. Un camino con el que llegarás a conocer cuáles son tus necesidades y qué precisarías tener para ponerte en marcha.

Empezamos por fijar los objetivos

Partimos desde el principio. Un Plan de Comunicación es el documento con el que estableceremos la estrategia comunicativa de nuestra empresa: qué acciones llevaremos a cabo, a quién las dirigiremos y cómo y cuándo lo haremos para alcanzar los objetivos que nos hemos marcado conseguir.

Un planteamiento que parece sencillo, pero que nos llevará tiempo. Tiempo que también nos servirá para conocer mejor la situación de nuestra empresa frente a la competencia, analizar con mayor profundidad a nuestro cliente, definir el mensaje que queremos trasladar, plantearnos cómo lidiar en situaciones de crisis… Con todos estos elementos podremos, posteriormente, diseñar una estrategia y evaluar qué presupuesto deberemos dedicar.

Como veis, el inicio de todo Plan (ya sea de Comunicación, de Marketing… o cualquier otro) es establecer cuáles son los objetivos que queremos conseguir, para después desarrollar el cómo lo vamos a hacer. Sin olvidar que objetivos y Plan deben estar alineados y formar parte de nuestra estrategia empresarial.

En Comunicación podemos plantearnos varios objetivos:

– Reforzar el branding o imagen de marca.

– Aumentar la visibilidad, notoriedad y reputación.

Fidelizar a nuestros clientes.

Primera etapa. Dos primeros pasos ya conocidos…

Nos ponemos en marcha intentando conocer un poco más cuál es la realidad de nuestra empresa. Para ello (y a pesar de que parezca un punto recurrente) lo mejor es sentarnos, ser sinceros y tratar de establecer cuáles son las nuestras debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Sí, un análisis DAFO (que tanto hemos escuchado pero que es fundamental), tanto de nuestra situación interna (debilidades y fortalezas) como externa (amenazas y oportunidades).

Conocer en qué fallamos, en qué somos mejores que la competencia, qué variables externas pueden afectar o beneficiar a la evolución de nuestra empresa es fundamental para definir una base en la cual se va a desarrollar la estrategia de nuestro Plan de Comunicación.

Algo más arriba hemos comentado la necesidad de establecer los objetivos que queremos conseguir y que deben estar alineados con la estrategia global de nuestra empresa. Pues bien, imaginamos que también conoceréis el acrónimo SMART (por sus siglas en inglés), que podemos traducir como los objetivos que nos planteemos deben ser Específicos (concretos), Medibles, Alcanzables (establecer objetivos inalcanzables solo nos reportará frustración), Relevante y limitados en el Tiempo (tenemos que fijar un periodo temporal para alcanzarlos, tras el cual realizar un análisis y valoración de lo logrado).

Segunda etapa. A quién nos dirigimos y cómo

La segunda etapa de nuestro camino para desarrollar el Plan de Comunicación de nuestra empresa tendrá como objetivo analizar quién es nuestro cliente y nuestro público objetivo. Conociéndolo en profundidad tendremos claro cómo y de qué manera dirigirnos a él.

“Conozco perfectamente quién es mi cliente”. Esta es una sentencia que escuchamos habitualmente y que, en gran medida, es cierta. O, mejor dicho, se acerca a la realidad. Es posible que conozcamos a quien nos compra, pero ¿conocemos cuáles son las características comunes de nuestro público objetivo, sea o no cliente? ¿Sabemos cuáles son sus aficiones? ¿Cuáles son sus conductas, objetivos, necesidades y responsabilidades en el ámbito laboral? Y si es ya cliente ¿qué es lo que le gusta y lo que no de nuestra empresa, producto o servicio? ¿Cómo se relaciona con nosotros? ¿Cuáles son sus motivaciones para mantener una relación de “fidelidad” con nuestra empresa?

Analizar y responder a estas cuestiones nos ayudará a establecer nuestro “buyer persona” o perfil de cliente ideal, y a definir cómo debe ser nuestra estrategia de comunicación para satisfacer sus necesidades.

Dibujar el perfil de nuestro cliente ideal nos ayudará, además, a determinar y adaptar el mensaje que le queremos trasladar.

Tercera etapa. Comunicación interna y externa

No hay un buen Plan de Comunicación que no se plantee en dos direcciones: Comunicación Interna y Comunicación Externa. Una empresa que dentro de su Plan no se plantee llevar a cabo acciones internas de comunicación estará perdiendo una gran oportunidad de potenciar la comunicación externa. Dentro del mundo de la Comunicación se dice que una mala o inexistente comunicación interna conlleva una comunicación externa deficiente.

Está claro que existen áreas de la empresa que tienen un papel más activo y protagonista en materia de Comunicación (caso del departamento comercial o de recursos humanos), pero para que ésta sea eficaz, única y uniforme (tanto interna como externamente) debe estar coordinada al más alto nivel. La Comunicación es responsabilidad de toda la empresa, y para ello hay que tener un plan de Comunicación Interna para que todas las personas que forman parte estén alineadas con los objetivos de la empresa. Tengamos en cuenta que los empleados de una compañía son sus mejores portavoces y la fuente de información más creíble para sus conocidos y allegados.

En el plano de la Comunicación Externa, por su parte, tiene como objetivo establecer cómo llegar a nuestro público objetivo. Para ello, debemos definir las acciones que llevaremos a cabo, a quién las dirigiremos y por qué canales lo haremos. Por ejemplo, en el plano online tendríamos que definir las acciones que haremos a través de nuestra web, nuestro blog, las redes sociales en las que estamos presentes, etc. Y en el plano offline, las que nos planteamos a través de los medios tradicionales (prensa, radio, televisión): notas de prensa, entrevistas, reportajes, publicidad… Así como la organización de posibles eventos, acciones directas con nuestros clientes, folletos, cartelería…

Cuarta etapa. Estar preparados

El concepto de “modernidad líquida” acuñado por Zygmunt Bauman para definir el estado fluido y volátil de la sociedad actual, lo tenemos hoy más presente que nunca. Una “fluidez” que puede afectar en cualquier momento y en cualquier entorno (entorno online y offline) al sector en el que operamos y/o a nuestra empresa en particular.

Por ello, dentro del Plan de Comunicación que desarrollemos debemos tener un espacio para elaborar un Plan de Crisis que establezca cómo y cuándo actuar si llega ese momento. En este sentido, si hemos tomado en serio la Comunicación Interna, tendremos un punto de apoyo muy importante, ya que en situaciones de crisis el potencial de difusión positiva de imagen de los propios empleados es todavía más elevado.

En cualquier caso, ante una situación de crisis nuestro plan deberá definir un protocolo de actuación, quién estará al frente y cómo y cuál será nuestra actuación comunicativa en esos momentos, con su posterior seguimiento y evaluación. El objetivo debe ser tener capacidad de reacción y transmitir transparencia (no olvidemos que lo que en un inicio es un problema se puede convertir en una oportunidad), reconociendo errores en el caso de que los haya habido y explicando las medidas que vamos a tomar para solucionarlos y para evitar que se vuelvan a producir.

Quinta etapa. Plan de acción y presupuesto

Y para la quinta etapa, dejamos lo más interesante para quienes nos dedicamos a la Comunicación: establecer el plan de acción y establecer el presupuesto que necesitamos.

En este momento tenemos que concretar las acciones que vamos a realizar para conseguir los objetivos planteados en el Plan de Comunicación: acciones de marketing y publicidad, acciones de comunicación a través de nuestros medios digitales (web, blog, redes sociales…), acciones en medios de comunicación (tanto en el entorno online como offline), eventos, acciones directas con clientes, etc.

Una vez definidas estas acciones habrá que establecer qué necesitamos para desarrollarlas, quiénes son los responsables de llevarlas a cabo y el calendario para su ejecución. Todo ello nos facilitará poder realizar una evaluación económica para determinar el presupuesto necesario para ello.

Final… y principio del trayecto

Un Plan de Comunicación es un “ente vivo”. ¿Qué quiere decir esto? Que una vez que hayamos llegado a la quinta etapa habrá llegado el momento de medir, analizar, evaluar… y modificar o readaptar nuestro Plan de Comunicación a nuevos objetivos o necesidades. No olvidemos que en Comunicación los mensajes importantes hay que comunicarlos varias veces, de formas diferentes y a través de distintos canales, para que nuestra marca, imagen producto o servicio lleguen con más fuerza a nuestro público objetivo.

Déjanos acompañarte en este camino

With Marketing queremos ser tu departamento de Comunicación y Marketing para acompañarte en el camino para alcanzar tus objetivos. Somos una agencia de Comunicación y Marketing en Navarra multidisciplinar para ayudarte a diseñar y desarrollar la web de tu empresa, su imagen corporativa, gestionar las redes sociales, elaborar contenidos… y todas aquellas acciones que necesita tu empresa en el área de Comunicación y Marketing, estableciendo objetivos, diseñando una estrategia y midiendo los resultados.

Con nosotros puedes llegar a tener tu propio Departamento de Comunicación y Marketing, con un equipo de profesionales a tu disposición que te apoyará en la consecución de tus objetivos empresariales desarrollando de forma adecuada y ordenada las acciones necesarias: Trabajamos desde la cultura y filosofía de tu empresa.

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